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貸し会場ドットコムの内容 |
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「貸し会場ドットコム」は、詳細な会場情報が掲載されていますので、研修や会議、運動、飲食、その他いろいろな目的で、必要な場所を捜される方々は、このホームページを検索することで、希望する会場情報の詳細が分かります。利用客は会場を持っている加盟店と直接連絡を取り、契約して頂くことができるサイトです。
このサイトは、弊社が貸し会場をお持ちの加盟店から貸し会場情報を得てサイトに掲載し、会場情報を広く発信するものです。会場利用希望者はその情報をインターネット網を通して情報を検索し、直接加盟店と諸条件を打ち合わせ、得心の上で利用会場を決定して頂くシステムになっています。その交渉には弊社は一切関与しません。
加盟店は会場の詳細な情報を掲載することで、広く顧客を捜すことができ、会場の利用効率を一層高めることができます。加えて、「顧客管理システム」をご利用頂くことで、適切な顧客管理や空室管理ができると共に、そのことを通じて会場経営を合理的、簡便に運営することができます。
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加盟店の区分・・・Ａ、Ｂ会員の別 |
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会場情報を提供して頂ける方を「加盟店」といいます。
会場情報のみ提供頂ける方を「Ａ会員」といいます。顧客管理システムも合わせてご利用頂ける方を「Ｂ会員」と区別しています。
「Ｂ会員」の会場情報には、顧客管理システムと会場情報とが連動していますので、会場情報欄に空室一覧・付帯設備・有償サービス・利用料金・取引約款等が掲載できます。顧客はこれら情報を事前に十分に確認してから申込をして頂くことができます。
「Ａ会員」の場合は、顧客管理システムをご利用頂けませんので、こうした情報提供ができません。空室状況や付帯設備、その他詳細事項については、利用者が直接会場運営会社に問い合わせて確認して頂くことになります。このＡ会員の会場情報登録作業は弊社で代行します。
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ＩＤ、パスワードの支給 |
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Ｂ会員加盟店として申込があり、加入金や会費の支払をされた先に対しては、ＩＤ、パスワードが支給されますので、これを使って「顧客管理システム」を自由に使用できます。
ＩＤ等は、入金確認後、登録されたＥメールを通して支給されます。万一、パスワードを忘れたときは、画面上にある依頼のボタンを押して頂ければ、自動的に返事がくるようになっていますが、重要な事項なのでその保管については、加盟店で厳重に管理して下さい。
ＨＰの表紙右上に「加盟店のログインはコチラから」のボタンがあります。ここをクリックし、を押すとＩＤ、パスワードを入力する画面になります。正しいＩＤ等を入力し、「ログイン」ボタンを押すと「顧客管理システム」の内容が表示され、加盟店として必要なあらゆる作業ができます。
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顧客管理システムの概要 |
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顧客管理システムは「貸会場管理」「空室一覧」「取引検索」「経営資料」「お知らせ」「Ｑ＆Ａ」「操作説明」からなっています。その他に「取引検索」から「顧客の検索」「取引の検索」を通して「顧客台帳」に繋がり、「見積・請求書」の作成にも連動しています。
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イ、 |
「貸会場管理」は、会場情報や会場利用申込などの基本データの登録や変更作業をする為の項目になっています。
会場の建物写真、会場写真、交通案内、会場提供会社（加盟店）についての情報は、ここから行います。営業時間や休日の登録も行います。
会場予約があったときその予約の登録削除もこの項目から行います。
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ロ、 |
「空室一覧」は、この項目を操作することで、顧客の希望する日の各会場（数階場が登録されているとして）の空室状況を同時に一覧できるので、その利用状況を知ることかできます。空室状況を把握し、顧客との間で利用日時が決まったら、前記の「貸会場管理」の画面で、その予約内容を登録します。
その登録結果は自動的に空室一覧に反映されますので、顧客は外部からその利用状況を閲覧し、予約の有無を確認して申込をすることができます。お互いにムダな折衝を省略することができます。
空室の表示は９時から２１時までの一日１２時間、３０分単位で管理できるようになっています。空室一覧に「予約」が入ると、その時間はピンク表示されます。１日６時間を超える予約、つまり６時間３０分以上の予約が入ると、日単位でその日は予約表示となります。時間単位では当然、ピンク表示されない部分もあります。
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ハ、 |
「取引検索」は、「顧客の検索」と「取引の検索」に分かれて、必要な情報を瞬時に調べ、顧客との応対をスムースに行うためのツールです。
「顧客の検索」のところで、例えば電話番号を入力すると、既存利用客であればその利用客の「取引記録一覧表」が降順（新しい取引記録が上段に）で現れますので、過去の取引経過を確認した上で顧客と折衝し、必要に応じて当該「顧客台帳」を呼び出し、取引が進められるようになっています。
「取引の検索」では、例えば、特定日の利用申込者であるときは、その日付を入力すると、その該当日の会場利用状況が一覧的に表示されます。
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ニ、 |
「顧客台帳」は、当該顧客に関連した情報を総て記録しておくもので、この記録をいろいろ利用して情報発信や帳票等が作られます。この顧客台帳を開きながらから予約会場や日時を記録し、「見積・請求書」を呼び出し、商談を進めて頂きます。
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ホ、 |
「見積・請求書」は顧客台帳の下段に設けられていますので、会場料金や飲食費用等を入力すれば、見積り合計金額がワンタッチで知ることができます。消費税は税込みで表示されてもよいし、必要に応じて税率を入力して税込金額を別途表示することもできます。
「請求書」は見積書として入力した内容を、必要に応じて適宜修正して作成するようになっています。
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ヘ、 |
「経営資料」は、経営上に参考となる資料を２通り用意しています。
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ト、 |
「お知らせ」は、弊社から加盟店に連絡すべき事項などを、この項目を使ってご連絡するもので、最初の目次のところに最新情報を３件表示しています。それ以前の連絡事項については、この項目をクリックすれば相当期間分表示されますので、その内容を確認して頂けます。
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チ、 |
「加盟店からのＱ＆Ａ」は、加盟店からよく受ける質問事項についてご説明する欄です。この欄をよく読んで頂くことで、この貸し会場ドットコムや顧客管理システムをより有効に活用することがてきます。
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リ、 |
「操作説明」は、「貸し会場ドットコム」の概要説明と「顧客管理システム」の操作要領について説明するものです。分からない操作については、ここを読んで頂ければ直ぐ解決できるようになっています。重要な操作についての質問があれば、出来るだけ早くこの「操作要領」に反映するよう努めます。
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